Как написать деловое письмо? Рекомендации по написанию эффективных деловых писем: цель письма, структура и примеры

Написать письмо многим кажется самым простым делом. Однако… написать может каждый, но вот не всегда можно получить на него ответ. Давайте разберемся в «тонкостях» написания письма, и еще и посмотрим как всегда получать ответ на свое послание… статья вот об этом!

Цель написания письма в деловом мире

Деловое письмо это всегда обращение к контрагенту, к партнеру или поставщику, или может к потенциальному покупателю. Как любое письмо оно содержит информацию. Иногда это информация написана для ознакомления, иногда она предполагает получение ответа. Но самое главное в ней — это то, что мы ее должны умело и уместно донести до адресата, а также ясно и понятно изложить свою мысль.

Для этого многие пользуются шаблонными формулировками и правилами написания делового письма. Не вижу в этом ничего плохого, так как кто-то до нас грамотно и понятно написал, и разрешил пользоваться этим для деловой переписки.

Какие правила написания делового письма существуют?

Сейчас мало писем, которые мы отправляем обычной почтой, сейчас больше в ходу деловые письма, отправляемые по электронной почте. Быстрота и доступность сделала этот вид почтовых отправлений популярным.

Очень часто мы получаем деловые письма, написанные «сухим» языком. Ведь деловое письмо — это чаще всего «коммерческое предложение», где необходимо четко прописать какую выгоду должен получить тот, кто ознакомится с ним полностью и до конца все прочитает. И нужно, чтобы читатель еще и понял о чем речь, поэтому должна быть преамбула. В ней и содержится основной смысл послания, приводятся цель или пишется кратко суть письма.

Иногда для привлечения внимания к письму в заголовке пишется анонс или название темы, о чем пойдет речь в самом теле письма.

Итак, из всего выше написанного следует, что письмо состоит из:

• темы письма
• преамбулы или цели обращения
• тела письма
• итогового заключения или выгоды

В заключении вы можете написать просьбу (иногда требование) прислать ответ.

В конце письма обязательно пишется должность, компания и свое имя с телефоном или электронным адресом, на который можно прислать ответ (автоподпись). Это общепринятые правила расположения информации деловой электронной переписки.

Рекомендуем для прочтения:

1. «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты», Саша Карепина.
2. «Контент, маркетинг и рок-н-ролл» и «Бизнес-копирайтинг», Денис Каплунов
3. «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха», Т. Воротынцева
4. «Новые правила деловой переписки», Ильяхов и Сарычева

Основная информация о деловых письмах

Деловые письма бывают разные по содержанию:

• вопросы и ответы
• письмо-претензия (рекламация)
• письмо-гарантия
• письмо-обещание
• предложение о сотрудничестве (коммерческое предложение)
• оферта
• обычное письмо-сообщение
• письмо-напоминание
• письмо-уведомление
• письмо-просьба
• сопроводительное письмо
• письмо-приглашение
• письмо-поздравление и т. д.

Если письмо адресовано нескольким получателям, то оно называется циркулярное, а если одному, то стандартное.

Признаком уважения и хорошего тона является ответ на письмо (подтверждение получения), даже если товар или само письмо не представляет для вас никакого интереса. Все равно поблагодарите отправителя!

Основные правила написания делового письма

Мне нравится получать деловые письма «живые», например, можно использовать только вам присущее словосочетание, а может фразу, которая будет выделять вас из массы других деловых писем, которые мы ежедневно получаем по электронной почте.

А в теле письма нужно максимально кратко и понятно донести основную мысль, чтобы не тратить свое и чужое время, поэтому и предлагается использовать знакомые формы, так как именно они позволяют экономить время.

Структура письма становится максимально понятной и легко воспринимается, если выделять каждый пункт (ввести нумерацию) или вывести каждый вопрос блочно (раздельно).

Главные подходы к написанию делового письма:

• информация в письме должна быть проверена и достоверна
• информация должна быть полной, предложения короткими и простыми, «без воды»
• избавьте читателя от ненужных оборотов, исключите причастные и деепричастные обороты
• пишите не более, чем на на 1 странице, иначе трудно читать длинное послание
• тон письма должен быть нейтральным, без сленга, просторечия и грубых словосочетаний
• в деловой переписке не должно быть никаких сокращений
• пишут только фактический подтвержденный материал (с приложением фактов) и не используют своей эмоциональной оценки. Не ставьте восклицательные знаки и не пишите слова «срочно»
• фразы должны быть понятными, избегайте узкоспециализированных и малоизвестных терминов, читатель может их не понять
• одно письмо — одна цель или один вопрос, или пишут объяснение с добавлением в приложении другого вопроса или лучше отправить несколько писем

Полезный совет: всегда проверяйте написанное деловое письмо на слух. Деловой стиль написания письма приходит со временем и опытом. Пишите чаще!

Все делопроизводство в РФ ориентируется на требование ГОСТа Р 6.30-2003, и написание делового письма опирается на пункты этого документа.

Все выше написанное — это стандарт. А стандарты всегда скучно читать и, как правило, на него можно долго ждать ответ, если он вообще придет… А как надо писать, чтобы пришел ответ?

Нестандартные подходы в деловой переписке

Всегда считалось, что деловая переписка — всегда стандартные фразы, обращение, стиль и т.д. Писать шаблонно — это значит правильно, иначе вас могут посчитать «несерьезным человеком». Но это было раньше... Сейчас все больше ждут «живых» писем и интересных предложений, так как устали «без человеческого общения».

Изображение Лариса Мозговая с сайта Pixabay

Мне всегда намного приятней получить письмо «без шаблонных фраз», и пусть где-то со стилистическими ошибками, но с проявлением уважительного отношения и предложения, если оно о сотрудничестве, с правдивым описанием услуги или товара.

Мне нравится как описывают такой подход в написании делового письма в книге «Новые правила деловой переписки» Максим и Людмила Ильяховы.

Они предлагают проявлять заботу и уважение своим получателям писем. И действительно, опыт показывает, что такая переписка в разы эффективнее, как впрочем, и переговоры по телефону. Речь «робота» меня просто смешит и порой вызывает одно раздражение, что хочется сразу прекратить слушать записанный текст и поставить телефон на блокировку этого номера.

Ниже мы привели наши примеры как лучше не делать и как правильно делать при написании делового письма:

Когда составляете письмо, всегда задавайте себе вопросы:

• какова цель письма
• важно понимать какие отношения связывают вас с оппонентом, от этого будет зависеть и то, что вы напишите в письме (фамильярности быть не должно, даже при достаточно близких отношениях)
• лучше заручиться вначале согласием о сотрудничестве и только потом предлагать товар или услугу
• в письмах также стоит рассказать о преимуществах и выгоде, которую будет иметь покупатель при работе с вами и вашим товаром
• можно написать о том, где вы находитесь, что в штате работают профессиональные менеджеры, имеющие профильное образование (это важно, если товар специфический), отметьте как давно вы работаете на рынке
• можно предложить дополнительные услуги: погрузку товара, доставку своим транспортом
• обязательно оговаривайте условия оплаты и составляйте договор на поставку товара
• чтобы избежать долгого ожидания, укажите в письме срок для ответа
• уточните у оппонента способ связи с ним, который более удобен. Иногда оппоненты для связи используют мессенджеры или общаются по телефону. Удобный канал связи сделают вашу связь оперативнее.

Лучше всего в почте использовать дополнительные сервисы, например, в почтовый клиент VK WorkMail встроены инструмент для звонков и мессенджер, можно сразу перейти в чат и начать общение или позвонить.В переписке с оппонентом всегда соблюдайте принципы уважительного отношения (без оказания давления с вашей стороны) и проявляйте максимум заботы о клиенте, это позволит вам заслужить доверие, а при сотрудничестве это самое важное.

И еще один важный момент: всегда пишите индивидуальное письмо, а не под копирку. Пусть основные моменты и будут пересекаться в письме, но что-то должно быть адресовано именно этому оппоненту. Эффективность такой рассылки будет во много раз выше, потому что адресат почувствует, что мы пишем именно ему, да, и отвечать на такое письмо гораздо приятней.

Пишите предельно честно, даже если знаете, что вам могут отказать. Честность принимается людьми с уважением, и это шанс на то, что с вами могут начать диалог, а потом и сотрудничество.

Изображение Andrew Lloyd Gordon с сайта Pixabay

Лучше всего наглядно (на картинках) показывать товар или любой другой продукт. Этот прием более убедительный, и именно он чаще всего вызывает интерес у покупателя. Вот здесь можно размещать в письме ссылки на картинки или описание продукта или услуги.

Такое «холодное» письмо для читателя может не всегда вызвать интерес, поэтому важно как вы закончите общение. Стоит осознавать, что читатель нам ничего не должен и он может отказаться, но можно попробовать вставить в письмо какие-то отвлекающие слова или просьбу о помощи… Например: Хотим с Вами сотрудничать, как это возможно сделать?

Можно включать фразы, которые показывают «персональность» этого письма, что оно не массовое и не однотипное. И что за строчками стоит не просто буфер обмена, а живой человек.

Никто не даст вам гарантию того, что на письмо придет ответ, нужно всегда учитывать «человеческий фактор»: занятость, настроение, самочувствие и отсутствие интереса к чужому «делу». Но если использовать все эти инструменты для написания делового письма, то хотя бы за письмо не будет стыдно. Да, и навык написания деловых писем всегда пригодится в обычной жизни.

Я чаще всего в конце пишу своим партнерам, что «буду благодарна за обратную связь»… и всегда получаю ответ...А вы?