Тайм-менеджмент: понятие и базовые основы. 5 приемов управления временем

Те, кто умеет управлять своим временем со временем проблем не имеют. Как же я от многих слышу всегда: «У меня нет времени ни на что!» Это прямой посыл к тому, что временем нужно управлять и управлять осознанно. Рассмотрим что такое тайм-менеджмент, разберем основные приемы по оптимизации своего времени.

Что такое тайм-менеджмент?

Известный русский физиолог Введенский Н. Е. так описал нехватку времени:

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем».

Давайте смотреть какие тонкости управления временем можно взять на вооружение, чтобы все в итоге успевать и получать положительные результаты от этого.

Посмотрите, как вы едите. Если все время спешите, толком не жуете пищу, иногда вспомнить не можете что и когда вы ели последний раз, то это означает, что у вас вечный дефицит времени.

Что происходит, если вам всегда не хватает времени:

• Вы находитесь в вечном стрессе
• Спешка – это ваше привычное состояние
• На вас наваливается «куча дел»
• Жизнь «проходит стороной»
• Вечная усталость и замученный вид
• Иногда даже организм сдает от не высыпания и усталости и заболевает

Вы совсем не умеете распоряжаться правильно своим временем, и поэтому все у вас идет «непонятно куда». Временем нужно учиться управлять, слово «тайм-менеджмент» так и переводится. Причем это управление должно быть эффективным и приносить результат.

Например, вы хотите погулять, убрать квартиру, приготовить еду, пообщаться с ребенком, и при этом вы работаете. Сложно выполнить все, если не научиться что-то делегировать, что-то сделать самой, а что-то просто не делать совсем.

Вспоминается фильм «Служебный роман», когда женщины, приходя на работу в статистическое управление начинали свой день с того, что приводили себя в порядок, то есть вначале они накладывали косметику на лицо. Это странно смотреть нашему теперешнему поколению. Но это действительно часто именно так и было.

История появления теории «тайм-менеджмента»

2000 лет назад известный мыслитель Сенека решил упорядочить свое время и разделил его на 3 вида:

• Полезное
• Бесполезное
• Плохо проведенное

А чтобы как-то упорядочить и понять, что полезно, а что нет, он начал его просто записывать вместе с делами, которые он в это время делал.

Были выведены всего 2 важных правила по управлению временем:

1. Составление с утра списка дел на день
2. Расставление их в приоритете, что делать вначале, а что можно поставить в конец дня

Рекомендовано все свое время: и личное, и рабочее учитывать. Только управляя временем, можно добиться каких-то успехов в жизни, в карьере. Хотя многие и говорят, что человек становится роботом, когда знает, что и когда он должен делать. И что он начинает подчиняться времени, а не время ему.

Это очень большое заблуждение. Вы ведь не станете крыть крышу, если стены дома еще не построены. То есть во всем и всегда должен быть план.

И время здесь, пожалуй, самый важный фактор:

• Временем необходимо управлять и распределять его

Ваша эффективность и продуктивность работы сразу повысится на 25%.

• Строго учитывать

Иными словами «прописывать» все, что необходимо сделать. Только написанное в любом виде, хоть в электронном, хоть просто письменно. Так наглядно видно. Еще можно практиковать и вычеркивание сделанного.

• Оптимизировать его

Например, старое поколение плохо печатает на компьютере и им легче написать все на бумаге, чем напечатать. И они считают ошибочно, что так получается быстрее. Вот совсем и нет! Необходимо проверять это на практике. И чтобы оптимизировать работу, стоит этому учиться, учиться и учиться.

Оптимизируйте свои задачи, раздробите на более мелкие, так гораздо легче все выполнить.

• Мотивация тоже необходима для того, чтобы элементарно не впадать в депрессивное состояние, и вами все-таки двигало желание дойти до цели
• Всегда стоит составлять планы: на год, на месяц, на неделю, на день. И еще стоит на 5-10 лет вперед что-то планировать для себя.

Можно заниматься планированием с помощью колеса баланса. Главное, очень наглядно и понятно, что вы в действительности хотите.

Существует множество приемов планирования и распределения времени. Давайте посмотрим важные приемы, чтобы использовать их на практике. Предлагаю те, которыми пользуюсь сама в своей жизни.

5 приемов тайм-менеджмента

① Планинг -  мой лучший помощник

Каждый год я обязательно приобретаю этот небольшой блокнот. Он для меня удобен и нагляден. Я отмечаю в нем встречи, важные дела, книги, деньги, другую важную информацию. Но пришла я к этому не сразу.

Вначале покупала планинг, вела его немного, а потом забрасывала. А вот после постановки целей с помощью колеса баланса вдруг поняла, что удобно все цели по срокам планировать именно в планинге.

Четкий план – это реальная польза для вас. А если еще все по датам расписано и по времени, то это вдвойне удобнее. Не нужно забивать свою голову лишней информацией.

Все успешные люди планируют свою жизнь. И пишут об этом книги, которые мы рекомендуем для прочтения: Глеба Архангельского и Брайан Трейси.

② Ставьте цели по SMART

Это очень удобный способ постановки целей. Все цели должны быть:

1. Измеримы
2. Достижимы
3. Конкретны
4. Актуальны
5. Ограничены во времени

Берите цели «по-крупному» и потом просто разбивайте ее на небольшие кусочки и начинайте претворять в жизнь.

Читайте также: Зачем ставить цели в жизни? Для чего человеку всегда нужны цели

Например, покупка загородного дома стоимостью 5 миллионов в 2025 году, можно написать и место, где вы хотите его приобрести. Понятно, что сразу такую цель, если вы только не миллионер, приобрести сложно.

Поэтому стоит по годам определиться как вы будете откладывать деньги, искать новые источники дохода или путь, который точно приведет вас к желанной цели.

③ Цель стоит фиксировать/планировать с помощью диаграммы Ганта

С ее помощью можно распланировать все действия по срокам. Например, каждый месяц вы будете откладывать определенную сумму денег и под эту сумму планировать дела по постройке дома:

1. Приобрести землю
2. Разработать проект дома
3. Приготовить место под фундамент и залить его
4. Разбить сад и огород, если планируете
5. Закупить материалы и начать строительство
6. Постройка дома
7. Окончание строительства и заселение

Все сроки этого проекта заносятся в таблицу и очень видна очередность выполнения плана.

Такую диаграмму Ганта можно сделать в Экселе, в планировщике проектов.

④ Принцип Парето

Все знаю, что «20% клиентов приносят 80% прибыли». Вот этот принцип всегда стоит учитывать в работе. И с этими 20% необходимо выявить их и работать больше всего именно с ними. Это приоритетная задача.

Причем все важные дела стоит начинать с утра. Это правило тайм-менеджмента, которое необходимо выполнять всегда.

Одним из важных принципов планирования является и отдых. Всегда его стоит планировать заранее. Только отдых дает нам силы двигаться дальше и творчески подходить к процессу, без эмоционального выгорания, когда «цель достигнута, а сил даже радоваться нет».

⑤ Расставляйте приоритеты по матрице Эйзенхауэра

Все дела делятся на:

• Срочные/важные
• Важные/несрочные
• Срочные/неважные
• Неважные/несрочные

Первые две категории дел обязательно нужно делать самому, а вот вторые две категории можно перепоручить кому-то (делегировать), иногда четвертую категорию вычеркивают и не делают совсем. Они как-то «отваливаются» сами.

Всегда свой фокус внимания держите на первых двух категориях. Они сильно влияют на показатель вашей личной эффективности.

Основные правила тайм-менеджмента

Правило 1/3/5 — в день качественно вы можете сделать только 9 дел, среди них:

• Одно – важное
• Три – средней важности
• Пять – неважных и мелких дел

Правило 45/15 — 45 минут вы работаете, а 15 минут вы отдыхаете. Так ваша продуктивность не упадет и организм будет знать время восстановления.

Хронометраж —  строго регламентируйте время, записывайте на что оно ушло.

Время — это самый ценный ресурс. Относитесь к нему очень осознанно и берегите его. Оно всегда вам пригодится для выполнения текущих задач.