7 научных способов как повысить свою продуктивность и производительность

Как быть продуктивным? Есть много методов и теорий о повышении собственной продуктивности и производительности. Мы постоянно ищем способы, которые сделают нас более эффективными и действенными.

Как повысить свою продуктивность

Подсознательно мы все знаем, что нужно делать, чтобы работать более продуктивно. Продуктивность по сути сводится к тому, чтобы делать то, что вы намеревались делать, и то, что вы планировали делать. Чтобы быть более продуктивным, вы должны проявлять строгую дисциплину, быть настойчивым, избегать откладывания на потом и действовать, пока не достигнете своей цели. Что нам в этом поможет?

По теме: Упорство и настойчивость в достижении цели — необходимые качества успешного человека

Узнайте о нескольких теориях, большинство из которых были научно исследованы, проверены и опробованы. Они доказали свою полезность для повышения производительности. Они также могут помочь и вас.

Вот 7 научных способов повысить свою продуктивность.

1. Принцип Парето 80/20

Относительно часто цитируемый принцип Парето, чтобы повысить свою продуктивность гласит, что в случае многих событий около 80% последствий вызваны 20% причин, например, 20% сотрудников компании производят 80% всей продукции; 20% клиентов приносят компании 80% дохода; 20% прочитанного текста позволяет нам понять 80% контента, 20% ошибок вызывают 80% запросов на обслуживание, 20% задач занимают 80% времени и т.д.

Теоретическая схема, лежащая в основе этого принципа, была открыта итальянским экономистом Вильфредом Парето. Он проанализировал статистические данные о доходах итальянского населения в 1897 году. На основании этого он пришел к выводу, что 80% недвижимости в Италии принадлежит 20% жителей страны.

В более широком контексте название «принцип Парето» впервые было использовано в 1941 году Джозефом Джураном. В своей работе над повышением качества и рационализацией производства он сформулировал этот принцип следующим образом: «очень немногие (20%) и тривиально многие (80%)» (ключевые 20% и многие незначительные 80%).

Значения 20 и 80 не следует рассматривать как единственно правильное решение. Эта пропорция может быть меньше или больше. Однако эта пропорция встречается в наблюдениях относительно часто — распределение многих характеристик занимает соответствующее соотношение от 20 до 80%.

Принцип Парето упрощает анализ первопричин проблем, позволяет расставлять приоритеты и поддерживает организацию времени, что позволяет достичь максимальных результатов с минимальными затратами времени.

Что самое главное?

Все, что мы делаем, можно разделить на две категории:

• Первое «важно»
• Второе «неважно»

Сосредоточение внимания, энергии и действий на «важных» вещах приносит наибольшие результаты, в то время как участие в «неважных» делах неэффективно.

Таким образом, ключом к успеху является определение тех наиболее важных факторов, на которые приходится наибольшая часть вашего конечного результата. Чтобы быть более продуктивным, вкладывайте время в задачи и действия, которые в первую очередь отвечают за конечный результат и создают наибольшую ценность. Поэтому стоит продумать и выбрать те действия, которые действительно наиболее выгодны для успеха того или иного начинания.

Из этого принципа также следует вывод, что быть перфекционистом бессмысленно. Конечно, есть критические области, в которых мы нацелены на 100%, такие как защита здоровья и жизни человека, области, связанные с обеспечением безопасности, например, в авиации, где «совершенство» и отсутствие ошибок имеют важное значение, но в большинстве случаев это не так важно. Так зачем вкладывать больше времени и денег, чем необходимо?

Помните, что «хорошо» часто бывает лучше, чем идеально.

2. Эффект Хоторна

Эффект Хоторна — это психологическое явление, которое приводит к улучшению поведения или улучшения продуктивности человека в результате повышенного внимания со стороны других.

Это явление было обнаружено Элтоном Мэйо во время исследования эффективности труда сотрудников Western Electric Company на американском заводе «Хоторн Воркс». Исследователи, проводящие эксперимент, попытались измерить, при каких условиях освещения эффективность работы повысится.

Оказалось, что эффективность работы увеличилась как в экспериментальной, так и в контрольной группах, что, как пришли к выводу исследователи, было вызвано вовлечением ученых в процесс исследования и их постоянным присутствием, благодаря чему испытуемые старались работать все более и более эффективно во время эксперимента. Осознание рабочими того, что они являются объектом чьих-то интересов, заставляло их работать более эффективно и проявлять больше сотрудничества.

Выводы исследования могут быть особенно полезны для руководителей и менеджеров, поскольку они указывают, как они должны вести себя по отношению к своим сотрудникам и какой должна быть организация рабочего места. Мэйо также отметил важность неформальных контактов, которые устанавливаются между сотрудниками, и их влияние на эффективность работы.

Как вы можете использовать это для повышения личной продуктивности? Как люди, мы иногда беспокоимся о том, как нас воспринимают, и часто уделяем чрезмерное внимание мнению других людей. Наш разум работает подсознательно. Мы заботимся о нашей социальной репутации и хотим, чтобы окружающие нас хорошо принимали.

Расскажи другому о своих намерениях

Хотя эффект Хоторна в основном связан с организацией рабочей среды и зависит от того, как к нам относятся другие, вы можете использовать его в своих интересах.

Например, когда вы думаете о создании нового предприятия или хотите достичь цели, о которой еще никто не знает, вы можете рассказать друзьям о своих намерениях и попросить их периодически спрашивать вас о том, чего вы достигли на этом пути.

Тогда ваша мотивация сдержать обещание может быть больше. Так что подумайте, с кем я хочу поделиться своими целями? После того, как вы определите это, выберите лучший момент и способ рассказать им об этом.

В принципе, используя эффект Хоторна, вы используете ожидания людей для мотивации себя и повышения своей продуктивности.

3. Эффект Зейгарник

Вы, наверное, знакомы с ощущением, когда оставляете что-то незаконченным, что по итогу мешает вам. Вы думаете об этом, и это беспокоит вас, пока вы не завершите задачу полностью и не достигнете своей цели. Вы испытываете так называемый «Эффект Зейгарник».

Этот эффект был обнаружен и описан Блюмой Зейгарник в 1927 году, согласно этой теории, задачи, которые не выполнялись нами, запоминаются лучше, чем выполненные задачи.

Практическим примером эффекта Зейгарник может служить официант, который лучше запоминает клиентов, которые еще не оплатили счет, чем тех, кто уже покинул ресторан.

Из этого явления можно сделать вывод, который может повысить нашу продуктивность. Если вы хотите выполнить задачу, которая вам небезразлична, вам следует начать ее, даже если вы не выполните ее сразу. Таким образом вы начнете думать о незавершенных задачах, которые начались, и у вас появится больше мотивации, чтобы делать их быстро и освободиться от мучительного чувства, как будто над вами что-то нависает.

Если вы боретесь с прокрастинацией, просто начните — все остальное за вас сделает «эффект Зейгарник». Ваш ум не даст вам покоя, пока вы, наконец, не сделаете то, что должны.

4. Теория ожиданий

Данная теория основывается на предположении, что мотивация человека зависит от двух основных факторов:

• насколько сильно наше желание
• какова вероятность «утолить жажду»

Эта теория предполагает, что, когда люди начинают работать, у них разные ожидания относительно последствий своего поведения, и они рационально рассчитывают понесенные затраты и ожидаемые выгоды. Как люди, у нас есть выбор, как мы можем себя вести, и мы делаем это в зависимости от ожидаемых результатов.

Мотивация побуждает нас прилагать усилия, которые, вместе с сочетанием индивидуальных навыков и условий окружающей среды, приводят нас к ожидаемым результатам и достижениям на работе.

Эти достижения приводят к разным результатам, каждому из которых присваивается разная валентность. Естественно, мы предполагаем, что увеличение прилагаемых усилий приведет к повышению продуктивности и производительности.

Совершая действие, мы думаем о том, к каким результатам оно приведет. Сколько усилий нам придется приложить для достижения цели и какое значение или вознаграждение мы получим, когда ее достигнем. В принципе, нас мотивируют ожидаемые результаты. Чем выше ожидаемое вознаграждение, тем эффективнее мы работаем.

Если мы уверены, что хорошее выполнение работы принесет нам удовлетворение как с точки зрения внутренней, так и внешней компенсации, и когда практика подтвердит эти предположения, мы будем более привержены выполнению своей работы.

Подумайте о награде

Чтобы повысить свою продуктивность, подумайте о преимуществах и награде, которые вы получите за выполненную задачу. Визуализируйте результаты своей работы, создайте мысленную картину в уме, которая подтолкнет вас к выполнению задачи.

Если возможно, постарайтесь сделать ожидаемые выгоды более эмоциональными, с чувством удовлетворения и гордости, а не только в физическом и материальном плане. Используйте свои цели для развития, устанавливайте новые границы своей зоны комфорта. Позвольте видению конца и его преимуществ вести вас вперед.

Фото автора Ola Dapo: Pexels

Воспользуйтесь теорией ожиданий, подумайте о конечных результатах и спросите себя: почему они так важны для меня? Если ваше «почему» достаточно сильное, ваша мотивация работать и достичь своей цели будет намного выше, и вы автоматически будете действовать более эффективно.

5. Закон Паркинсона

Закон, согласно которому «работа расширяется, чтобы заполнить время, имеющееся для ее завершения». Сирил Норткот Паркинсон, британский военный историк, сделал этот тезис в 1955 году, в шутку высмеивая бюрократию и показывая причины и следствия ее роста.

Если у нас есть заранее определенное время для выполнения задачи, мы часто используем практически все доступное время для ее выполнения. Люди часто откладывают выполнение своих задач, даже если они могли бы выполнить их быстрее, но тот факт, что у них есть свободное время, означает, что не все время, которое у них есть, используется продуктивно.

Если кто-то дает вам час на выполнение задачи, а вы знаете, что можете сделать это за 20 минут, велика вероятность, что вы передадите выполненную задачу через час. Иногда люди делают это из страха, что в следующий раз у них будет меньше времени, и предпочитают иметь больше запасов.

Установите время для задач

Задачи, которые вы выполняете, должны иметь определенный срок, когда они должны быть выполнены, без этого они будут тянуться до «бесконечности». Однако для большей эффективности это время не должно быть слишком длинным, не должно быть больших буферов, потому что тогда возникают потери.

Как стать еще эффективнее и продуктивнее? Объедините закон Паркинсона с правилом Парето. Из всех задач, которые вам предстоит выполнить, выберите те, которые принесут вам наибольший результат и отдачу («волшебные» 20%), а затем установите амбициозные короткие сроки их выполнения, чтобы заставить себя действовать. Также подумайте о награде, которую вы получите за достижение своей цели.

6. Закон Хофштадтера

Другой закон Хофштадтера противоречит закону Паркинсона. Согласно этому закону, «выполнение чего-либо всегда занимает больше времени, чем вы ожидаете». Закон Хофштадтера связан с недооценкой времени, необходимого для выполнения данной задачи. Чем сложнее и непонятнее задача, особенно та, которую мы раньше не выполняли, тем менее точно мы оцениваем время ее выполнения.

Такое случается со многими из нас. Мы думаем, что дойдем до завершения данной задачи в течение определенного времени, и на самом деле, в результате различных обстоятельств, которые мы не учли, время выполнения увеличивается.

Сбалансировать закон Паркинсона с законом Хофштадтера бывает сложно. С одной стороны, мы не хотим откладывать выполнение задачи, с другой стороны, задачи обычно занимают больше времени, чем мы предполагаем.

Чтобы быть более продуктивными, отдайте предпочтение Паркинсона. Установите более короткие сроки выполнения, даже если они превышены и есть необходимость их перенести. В конечном итоге это может быть более эффективной стратегией, чем установка больших буферов времени в начале.

Однако имейте в виду, что реальность часто намного сложнее, чем мы думаем, и стоит принимать во внимание различные варианты и непредвиденные обстоятельства, которые могут повлиять на нашу производительность и соблюдение предполагаемых сроков.

7. Техника Помидора

Следующий способ повысить свою продуктивность — это метод «Помидора» управления временем, который предлагает разделить работу на интервалы, обычно продолжительностью 25 минут, разделенные короткими перерывами. По предположению создателей этой методы, техника Помидора учит, как эффективно работать со временем, а не бороться с ним.

Как правило, один «помидор» — это 25 минут работы, 5 минут перерыва. Если задача требует больше времени, вы можете сделать несколько «помидоров». После четырех помидоров стоит сделать более длительный перерыв на 20-30 минут.

По словам сторонников техники помидора, мы более продуктивны, когда делаем короткие перерывы во время работы, по сравнению с непрерывной работой в течение длительного времени. Разделение работы на относительно короткие периоды времени позволяет вам работать с концентрацией — легче сосредоточиться, если вы знаете, что будете работать в течение заранее установленного периода времени.

Помните о дисциплине

Однако эта техника требует дисциплины, если вы сделаете перерыв после 25 минут работы, он действительно должен быть коротким. Он предназначен для того, чтобы позволить вам на мгновение отвлечься от задачи, над которой вы работаете, и освежить свой разум. Примерно через 5 минут вы должны вернуться к работе.

Ваш перерыв не должен быть продолжительным и длиться дольше, чем время, которое вы посвящаете работе, потому что тогда этот метод становится неэффективным с точки зрения большей производительности. Техника Помидора — это очень простой метод тайм-менеджмента, который можно применить практически сразу.

Заключительные замечания

Вот 7 научно исследованных способов, которые могут помочь вам повысить свою продуктивность. Поэкспериментируйте с ними и посмотрите, что вам подходит. Практика и сочетание этих отдельных методов, законов и теорий может принести вам еще большую пользу.

Ваш подход к работе, хорошие привычки и развитие ваших сильных сторон и навыков — это сочетание, которое позволит вам достичь того, чего вы хотите.