5 шагов к эффективному и хорошо организованному рабочему месту (Японская система 5S)

Всегда всю свою жизнь вспоминаю свое рабочее место в аптеке. Оно отличалось тем, что, приходя на работу и уходя с работы, его необходимо было убрать и сложить все предметы в строго определенные места. В аптеке можно было прийти, и сесть работать, и никогда ничего не искать, потому что была очень хорошая система организации рабочего места.

Много раз пыталась потом научить этому своих подчиненных, но, наверное, работа в аптеке организует и учит этому. И в этом вопросе очень нужна самоорганизация. Как все-таки так организовать свою работу, чтобы рабочее место было всегда чистым?

Оптимальная организация рабочего места — залог продуктивности

Знакомо ли вам то чувство, которое приходит сразу после уборки своего рабочего места? Разве вы не чувствуете, что можете мыслить более ясно?

Оказывается, порядок и чистота позволяют сосредоточиться. Когда рабочее место в порядке, у мозга будет меньше отвлекающих факторов, и вы сможете лучше сосредоточиться на том, что делаете. Но все это четко продуманная «система организации рабочего места», что не везде и не всегда исполняют сами работники.

Что делать для оптимальной организации рабочего места? Для этого можно использовать «Систему 5S»

Система 5S — это инструмент постоянного улучшения, направленный на создание хорошо организованного и упорядоченного рабочего места.

Ее можно использовать не только в компаниях и крупных производственных или сервисных организациях, но и в частной жизни, чтобы лучше организовать нашу среду обитания.

Это относительно простой инструмент, который каждый из нас может использовать, чтобы лучше организовать свое рабочее пространство, организовать рабочий стол и стол для компьютера или шкаф дома.

Система 5S, или 5 этапов на пути к правильно организованному рабочему месту

5S — это больше, чем просто уборка, это определенная философия и системный подход к повышению эффективности работы, улучшению функционирования процессов и постоянному совершенствованию.

Название 5S происходит от первых букв пяти японских слов, начинающихся на «S»: сэири, сеитон, сэисо, сэикэцу и сицукэ.

① Сортировка (сэири)

Первый шаг к хорошей организации рабочего места – «сэири» — это сортировка вещей на две основные категории: необходимые и ненужные.

Следующий шаг — убрать ненужные вещи из вашего окружения и рабочего места.

При разделении вы должны учитывать все, что есть в окружающей вас среде, например, офисное оборудование, инструменты, машины, документы, материалы, мебель, сырье и т.д.

В офисной работе у нас могут быть такие предметы, как карандаши, ручки, блокноты, ластики, ножницы, калькуляторы и т. д. В зависимости от работы, которую мы выполняем на данном рабочем месте, объем этих предметов может варьироваться.

Вы можете видеть, что многие вещи, которые находятся в вашей среде и на вашем рабочем месте, никогда не используются или будут необходимы в далеком будущем. Лишь небольшая часть из них нужна ежедневно.

Делая выбор из необходимых и ненужных вещей, нужно задать себе два вопроса:

• Этот предмет нужен?
• Если нужен, то насколько?

Как правило, можно с уверенностью предположить, что вам следует избавиться от всего в вашей среде и на рабочем месте, что не используется в течение следующих 30 дней. Мы также должны установить ограничение на самое необходимое.

Чтобы облегчить выбор, предметы, которые мы считаем потенциально ненужными, помечаются красной карточкой на этапе выбора. Наклеивание такого стикера не означает автоматически, что от предмета необходимо избавляться.

Однако это сигнал задуматься, действительно ли этот предмет необходим. Если необходимости в предмете нет, то избавьтесь от него.

Вещи, которые не нужны и не представляют ценности, должны быть выброшены. Предметы, которые не понадобятся в течение 30 дней, но могут понадобиться в будущем, необходимо переместить в нужное место (например, на склад).

Проведение отбора позволяет, среди прочего, сэкономить место, повысить гибкость рабочего места, при удалении ненужных вещей остается только то, что действительно нужно.

② Аккуратность (сэитон)

Следующий этап – «сеитон», то есть систематизация, или аккуратность. Задача этого шага состоит в том, чтобы отвести место всем предметам, которые мы сочли необходимыми во время выбора, таким образом, чтобы они были готовы и легко доступны в тот момент, когда нам потребуется ими воспользоваться.

«Сеитон» стремится классифицировать предметы первой необходимости в соответствии с тем, как они используются, и расположить их, чтобы минимизировать время и усилия на их поиск.

Для этого каждой вещи нужно присвоить свое место, название и количество. Необходимо указать не только место хранения, но и максимальное количество этих предметов, например, мы предполагаем, что нам нужно иметь «под рукой» только 2 ручки, а не 10, из которых половина, как правило, уже не пишет.

Предметы, необходимые для работы, должны быть расположены таким образом, чтобы они были легко доступны. Чтобы вы могли легко добраться до них и положить их в конкретное и обозначенное место, ограничив ненужный поиск и перемещение. Для удобства их форму можно обозначить в том месте, где они должны быть размещены. Благодаря этому также легко визуально определить, когда их нет, а когда они на месте.

③ Уборка (сэисо)

Следующий этап — уборка. Этап «сэисо» предназначен для поддержания чистоты на рабочем месте.

Для этого необходимо определить, что убирать, как и когда. «Сэисо» освежает физическую среду, удаляя грязь, пыль и другие загрязнения, делая рабочее место, а также используемые инструменты и оборудование идеально чистыми.

В чистой среде не только легче думается и концентрируется, но также, особенно в производственных компаниях, легче обнаруживать потенциальные проблемы, такие как утечка масла из машины, трещины в корпусе или ослабленные винты. Это позволяет вам правильно реагировать и избегать потенциальных проблем.

Тщательно очистите свое рабочее пространство и окружающую среду в рамках «сеисо». Кроме того, подумайте, как вы можете предотвратить загрязнение в будущем, и установите график уборки, чтобы поддерживать чистоту вашего окружения и рабочей зоны.

④ Стандартизация (сэикэцу)

Стандартизация заключается в превращении первых трех S: отбора, систематизации и очистки в привычку. Стандартизация — это самый простой, легкий и надежный способ выполнить работу.

Нетрудно пройти через сортировку (сеири) один раз и внести некоторые улучшения, но, если не прилагать усилий и не повторять все последующие шаги, все быстро вернется на круги своя.

Дисциплина и поддержание порядка и организованности на рабочем месте день за днем — совсем другое дело.

Хороший способ узнать, хорошо ли организована ваша рабочая среда и рабочее место, — это 30-секундный тест. Вы сможете найти нужные вещи не более чем за полминуты. Если на это уходит больше времени, это означает, что организация рабочего места и вашего окружения не оптимальна и есть возможности для дальнейшего улучшения.

Цель 4S — гарантировать, что мы используем последовательные и повторяемые методы для поддержания первых трех «S».

⑤ Совершенствование (сицукэ)

Последняя «S» относится к самодисциплине и совершенствования. Этот шаг нацелен на соблюдение установленных стандартов и ежедневное улучшение деятельности 5S.

Речь идет о выработке хорошей привычки заботиться о своем рабочем месте и постоянно оптимизировать его.

Основное правило пятого шага — сохранить все изменения, внесенные на данный момент. Если изменения не будут сохранены, все предыдущие усилия будут напрасными. Внедренная система должна контролироваться и периодически проверяться.

Суть 5S — делать то, что было определено и согласовано. Когда вы внедряете первые 4S, вам необходимо дисциплинировать себя (5-е S) в их исполнении.

Заключительные замечания по системе 5S

Вот 5 шагов к лучшей организации вашей среды и рабочего места:

1. Сортировка (сэири) — Мы выбираем необходимые и ненужные вещи, избавляемся от последних.
2. Аккуратность (сэитон) — Вещи должны быть в порядке и готовыми использованию, когда возникнет необходимость.
3. Уборка (сэисо) — Поддержание чистоты вокруг и на рабочем месте
4. Стандартизация (сэикэцу) — Чистота и порядок становятся нашей привычкой.
5. Совершенствование (сицукэ) — послушание и самосовершенствование.

Цель 5S — организовать рабочую среду таким образом, чтобы в ней можно было легко заметить отходы, удалить их позже и, таким образом, повысить стабильность, эффективность и качество процесса, а также безопасность и комфорт работы. Также стоит использовать метод 5S в нашей повседневной жизни для организации нашей физической среды.

Порядок вокруг вас приведет к порядку в вашей голове. Так что уберите свой стол, уберите шкаф, уберите свой дом, квартиру, машину. Позаботьтесь о чистоте и порядке в помещении, в котором вы работаете. Избавьтесь от отвлекающих факторов, которые заставят ваш разум блуждать и думать о вещах, отличных от того, над чем вы работаете. Чистота и порядок также экономят время, потому что вы не будете тратить его зря на поиски нужных вещей.

Наличие всего места и места для всего — хороший способ работать более продуктивно. В этом вам поможет метод 5S — система организации рабочего места.